requisitos para abrir una inmobiliaria

Si decides abrir una agencia inmobiliaria ¿Qué deberías tener en cuenta?

Abrir una agencia inmobiliaria no es una decisión trivial. La propia complejidad de la actividad de intermediación inmobiliaria exige que tengamos analizadas y controladas una serie de variables previamente a la apertura de nuestra agencia. Aquí te contamos los requisitos más importantes para abrir una inmobiliaria y que deberíamos analizar antes de hacerlo.

De no hacerlo así correremos algunos riesgos como son; ejercer la actividad fuera del marco normativo y ya a nivel del propio desarrollo, un riesgo muy alto de tener un “trabajo” pero no un negocio y lo que es peor una alta probabilidad de desaparición de nuestra empresa a corto o medio plazo.

I. Requisitos jurídicos y fiscales para la apertura y funcionamiento de una inmobiliaria.

La actividad de intermediación inmobiliaria está liberalizada en España, siendo relativamente sencillo por tanto la creación de una empresa para desarrollarla.

Realizamos una descripción genérica de los requisitos en el ámbito estatal para abrir una inmobiliaria pudiendo ocurrir que según la administración competente de la CC.AA en la que se ubique dicha agencia se tenga que cumplir algún requisito complementario y específico de dicho territorio.

La actividad puede desarrollarse directamente como empresario persona física, pero, en este caso, nos centraremos en su desarrollo a través de una sociedad, lo qué consideramos más conveniente en el tráfico mercantil.

Creación de la sociedad

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Solicitud del nombre en el Registro Mercantil.

El solicitante debe ser una persona que vaya a ser socio de la misma.

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Apertura de una cuenta bancaria con el nombre de la sociedad en constitución.

  • Cada uno de los socios debe ingresar en dicha cuenta el importe por el que vaya a participar en el capital.
  • Los socios pueden ser tanto nacionales como extranjeros.
  • El capital mínimo obligatorio es de 3.000 €, aunque es recomendable una cantidad superior que cubra una parte de la inversión inicial como el fondo de maniobra necesario
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Solicitud de un número de identificación fiscal provisional.

Este trámite lo puede realizar el notario al formalizar la escritura.

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Formalización de la escritura pública ante notario.

El objeto social que conste en la misma se debe corresponder con la actividad que vamos a desarrollar.

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Liquidación del impuesto de Actos Jurídicos Documentados

(requisito puramente formal, no supone desembolso económico por estar exento).

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Inscripción de la escritura en el Registro Mercantil de la provincia.

(requisito puramente formal, no supone desembolso económico por estar exento).

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Solicitud del CIF definitivo y alta en IAE

(no supone pago por estar exento hasta 1M€)

Local donde se va a ejercer la actividad.

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Licencia de obras.

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Licencia de apertura.

Licencia de apertura. Se trata de una actividad inocua amparada por la ley 17/2009 sobre libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio y por tanto para su obtención es suficiente la declaración responsable del representante de la sociedad.

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Informe de Riesgos Laborales.

Para la apertura del centro de trabajo es preceptivo un informe de “Riesgos Laborales” realizado por empresa autorizada.

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Trámites en Seguridad Social.

  • El administrador de la sociedad debe darse de alta en el Régimen de Autónomos como autónomo societario.
  • Inscripción de la empresa y del centro de trabajo en Seguridad Social.
  • Alta en Seguridad Social del personal en régimen laboral. Si existen trabajadores autónomos que desarrollan su actividad profesional utilizando los servicios de la oficina, será conveniente comprobar regularmente su alta en seguridad social y su permanencia en el sistema.

Seguros

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Contratación de un seguro de Responsabilidad Civil profesional y de Responsabilidad patronal.

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En algunas comunidades también es obligatorio un seguro de Caución.

Cumplimiento normativo

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Protección de datos.

Cumplimiento de la ley orgánica de protección de datos. Formación al personal y procedimientos.

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Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales.

Las agencias inmobiliarias son sujetos obligados del cumplimento especifico de esta ley. Deberán cumplir con lo siguiente:

  • Nombramiento de representante ante el organismo oficial correspondiente.
  • Elaboración de manual de procedimientos en la materia
  • Formación del personal.

II. Aspectos comerciales, de estructura y servicios.

Debo hacer un análisis previo del mercado en el que se desarrollará la actividad de mi empresa y conocer lo máximo sobre él.

Su capacidad; volumen de transacciones que se realizan anualmente y qué porcentaje son de obra nueva y cuál de segunda mano. Ello me va a permitir dimensionar la capacidad de crecimiento de mi equipo en el futuro.

Sus características; si el tipo de transacciones más habituales son de venta o de alquiler, residenciales o comerciales y si existe la posibilidad de poder trabajar diferentes nichos de mercado (residencial, residencial-lujo, comercial, etc..). Propiedades que hay en venta y precio medio de las mismas que me permitirán calcular los honorarios medios por transacción de venta o alquiler que realice. Nivel socioeconómico de sus habitantes, servicios y comunicaciones que ofrece son algunos de los aspectos a considerar antes de entrar en el mercado.

Qué debo saber de mi competencia. Algunos de los puntos importantes serían

  • Quiénes son y dónde están ubicados
  • Qué servicios ofrecen
  • Qué hacen bien y qué hacen mal. Fortalezas y debilidades
  • Si trabajan en exclusiva o en nota de encargo
  • Qué honorarios cobran a sus clientes compradores y vendedores.
  • Qué imagen tienen
  • Qué herramientas utilizan
  • Qué valor añadido ofrecen al usuario

Entre los muchos factores que tenemos que tener en cuenta, para el éxito de nuestro negocio está conocer bien a nuestros competidores. Ello nos ayudará a definir las estrategias y tácticas más eficaces, así como la propuesta de valor más convincente para nuestro cliente interno, el agente y para nuestro cliente externo, comprador y vendedor.

Hacer seguimiento constante de la actividad de nuestros competidores nos servirá como aprendizaje y herramienta de evaluación permanente de nuestra propia empresa.

¿Quieres trabajar como agente inmobiliario, quieres tener una pequeña agencia unipersonal y contratar un pequeño equipo de agentes o quieres tener una “industria inmobiliaria?

La respuesta que des a las anteriores preguntas te ayudará a “elegir” el modelo de negocio que más te conviene:

    1. Si quieres dedicarte a “captar y vender casas”, por ti mismo, la mejor opción, tal vez no sea crear tu propia empresa sino asociarte, como agente autónomo, a una que te ofrezca un alto nivel de independencia de gestión y un sistema de retribución con altas comisiones y buenos servicios para desarrollar tu trabajo como agente. De este modo puedes disminuir tu riesgo empresarial y trabajar para ti mismo, pero no solo. Este es el modelo de “agente asociado” de RE/MAX.
    2. Si lo que quieres es tener una agencia unipersonal en la que tú vas a trabajar “in your business” haciendo funciones de agente (captación y venta) y gerente a la vez (gestión y servicios a un pequeño equipo de agentes empleados), debes asumir que tu oficina tendrá una alta dependencia de tu propio trabajo como agente, un limitado techo de facturación por su pequeña estructura y una escasa capacidad de crecimiento por el rol que vas a desempeñar y por hacer recaer, únicamente sobre ti, todo el riesgo empresarial. Serás “el jefe de tu oficina” pero, en la mayoría de los casos, seguirás teniendo un trabajo, no un negocio.
    3. La tercera opción, una “industria inmobiliaria”. Implica desarrollar una estructura comercial con más agentes que te permitan alcanzar altos niveles de facturación y gran estabilidad del negocio.

Si el “modelo de negocio” que eliges para su creación es el tradicional, con empleados, asumiendo tú todo el riesgo empresarial (inversión + gastos), corres el riesgo de que tu velocidad de crecimiento del negocio sea muy lenta y sujeta a los factores externos del mercado (aumento o caída de las ventas) o lo peor, que una pesada estructura de gastos te aplaste ante un cambio negativo de tendencia de las ventas y tengas que cerrar tu agencia, algo que pudimos comprobar con la caída del mercado ocurrida a partir del segundo semestre del año 2007 que propició el cierre de más del 70% de las agencias inmobiliarias entre 2008 y 2013 con una estructura tradicional de gasto.

O bien decides adoptar un modelo de “gasto compartido” con tus agentes, modelo que utilizan las oficinas de RE/MAX, en el que todos los agentes son autónomos y asumen, como mínimo, sus gastos personales (autónomos, teléfono, desplazamientos, marketing, etc…) y a cambio reciben una parte mayor de los honorarios que generan (desde el 40% hasta el 72,8%) dependiendo del nivel de riego que estén dispuestos a asumir.

Este modelo te permitirá rebajar tu propio riesgo empresarial como propietario a la inversión inicial y los gastos fijos de oficina mensuales y facilitará el crecimiento de tu equipo comercial sin incrementar tus gastos fijos de forma independiente a los cambios externos que afecten al mercado alcanzando facturaciones fuera del alcance de la pequeña agencia inmobiliaria.

Para elaborar un plan de inversión inicial deberás realizar una estimación detallada de todos los recursos económicos que vas a necesitar a corto plazo (apertura de la oficina inmobiliaria) y a medio plazo (los que vas a necesitar para poner en marcha el proyecto). En el caso de una agencia inmobiliaria debes estimar dos tipos de partidas:

  • Inversión inicial (licencia de franquicia + acondicionamiento de oficina); 30.000-40.000€
  • Capital circulante para hacer frente a los gastos de los primeros meses de actividad. En el caso de una agencia inmobiliaria deberías contemplar un fondo de maniobra para el primer año; 60.000-80.000€ dependiendo del nivel de gastos de explotación mensuales previstos.

Una mala planificación de la inversión puede acortar demasiado el tiempo disponible para poner en marcha el negocio de la forma adecuada y faltarte el tiempo necesario para hacerlo con éxito.

Después del plan de inversión deberás realizar una estimación de ingresos y gastos al menos para el primer año. Ello te permitirá plantear tus objetivos de reclutamiento de agentes y de captación de propiedades necesarias para alcanzar las ventas e ingresos estimados.

Los requisitos mínimos de tu local serían:

  • Local en planta de calle. Zona comercial y con tránsito de personas. Con una superficie óptima entre 100M-120M que permita dar servicio a un equipo con un mínimo de 20 agentes.
  • Un coordinador/a (empleado/a) en, recepción y atención telefónica.
  • A partir de 20-25 agentes contratar un “manager” de producción para poder dar un buen nivel de servicio a los agentes.

Al planificar los servicios que se ofrecen desde tu oficina debes pensar no solo en los que van dirigidos al cliente final, comprador o vendedor, también en los que vas a dar a tus clientes internos; tus agentes.

  • Servicios que tu oficina y tú como broker vas a ofrecer a sus agentes (propuesta de valor); plan de formación y entrenamiento, apoyo de marketing y tecnología de gestión, servicios de financiación de las operaciones, servicio jurídico y documental, etc.  En REMAX te ofrecemos todos estos servicios desde nuestra escuela de formación y el departamento de marketing.
  • Servicios que tus agentes van a ofrecer a los clientes compradores y vendedores; servicios en la fase de captación (valoración, reportaje fotográfico, etc..), plan de marketing para la comercialización de las propiedades, asesoramiento jurídico, fiscal y financiero, negociación, servicio postventa.

Realizar un cronograma de actividades concretas para la apertura y puesta en marcha de tu proyecto será una parte de la gestión del mismo siendo necesario revisarlo periódicamente simultáneamente a la ejecución de esas actividades para poder identificar los cambios necesarios a realizar.

Un plan de acciones puesto sobre el calendario te dará la visión general del estado de tu proyecto en todo momento y te permitirá tomar decisiones de forma objetiva.

Seguramente hay más aspectos o variables a tener en cuenta a la hora de decidir abrir una agencia inmobiliaria, pero si al menos tenemos controlados los anteriores, reduciremos, en buena medida, el riesgo de tomar decisiones poco acertadas.

 

Autor: José Luis García

Director de Expansión de RE/MAX España